ブラック会議を撲滅するには!?
「ブラック会議」になってしまう原因として考えられる、時間、コスト、コミュニケーションの課題としては、以下のようなことが考えられます。
時間の観点では、例えばメンバーが開始時間に集まらない、機材の準備に時間がかかってしまう、などの会議の中身以前の問題によって時間通りに会議が開始・終了しないということや、タイムリーに打ち合わせをしないことで本来すぐに取り組むべき次のアクションが遅れてしまう、というようなことが挙げられます。
コストの観点では、資料作成や会議準備に印刷費用や工数が予想以上にかかってしまう。また、会議のための出張やオフィス移動などで無駄なコストがかかってしまうというようなことがあるでしょう。
コミュニケーションの観点では、参加者に会議の目的やゴールがしっかりと共有されないままに会議が進み、準備をせずに参加する人や的外れな意見に終始する人などによって結果的に時間内に会議の目的が達成できない。そればかりか、再度会議を開催することとなってしまった、というようなことはありませんか。
会議の見直しへの取り組みは、単に会議時間を減らすということだけではなく、ワークプロセスの見直しであり、業務全体の生産性を上げることにもつながる可能性があります。 次回からはこのような「ブラック会議」を解決するための対策やそのための具体的なICTツールの活用アイデアをご紹介していきたいと思います。
橋本 雅司
株式会社内田洋行 ICTリサーチ＆デベロップメントディビジョン ICTプロダクト企画部プロダクト2課 課長
内田洋行 オフィスエンジニアリング事業部営業部門を経て、2008年より会議やコミュニケーションの活性化や効率化を支援するICTソリューションの企画業務に携わる。現在は、営業統括部門のスタッフとして、教育・公共・民間のすべてのマーケットに対するICT商品・ソリューションの企画を担当。
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