2015年06月15日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013|IF関数を使い、条件によってセルの表示内容をコントロールしよう

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  ある条件を設定し、条件を満たすかどうかで表示する値を変えるIF関数。そのIF関数を利用して、データを評価する方法を紹介する。

Excel2013

 

やっかいな作業を
省いて作業を効率化

 営業成績などの帳票を作成し、成果をもとに評価を記入する場合があるとする。手入力だと、いちいち数値を確認しながら評価を入力していくことになるが、手間がかかるうえに、入力ミスの危険性もある。そんなケースで重宝するのが“IF関数”だ。
 IF関数では、あらかじめ条件を設定しておき、その条件をクリアできた場合と、できなかった場合で、それぞれ表示結果を指定できる。判定条件や表示結果も自在に設定できるので、使いこなせれば、手間のかかる作業を効率化できるのだ。

Excel2013
↑図の“賞与”の有り無しとその“金額”は、IF関数を使って自動的に表示させている。
Excel2013
↑IF関数を利用して、合計の数値により表示する値を変更できる。表示する値は、文字列でもオーケーだ。
Excel2013
↑表示する値は、通常は2種類限定だが、IF関数を2つ組み合わせることで、3種類以上の結果に分岐できる。

 

論理式を利用して
表示する値を変更

 関数のメニューは“数式”タブに集約されており、IF関数は“論理”メニューにある。設定ウインドーを呼び出し、条件の成否を判定する“論理式”を入力し、条件を満たしたときと、満たさないときの結果を設定すればいい。各要素を理解して表示する値を設定しよう。


Step.1

IF関数の設定ウインドーを呼び出す

Excel2013
↑例として利用する表。IF関数を使って“作戦成功数”をチェックし、“特別手当”に表示する値を変更する仕組み。
Excel2013
↑リボンで“数式”タブを選択して、表示メニューを切り替える。
Excel2013
↑“関数ライブラリ”項目の“論理”で、メニューから“IF”を選択。


Step.2

判定する条件を決めて表示する値を設定

Excel2013
↑設定ウインドーが出現。“論理式”に判定するための条件を入力。ここでは“C5セルの値が100以上”の場合に設定。
Excel2013
↑“真の場合”には論理式の条件を満たした場合に、“偽の場合”には満たせなかった場合に表示する値を設定する。


Step.3

論理式の判定に従って表示する結果が変化

Excel2013
↑C5セルの値、つまり“作戦成功数”が100以上のため“特別手当”欄には条件を満たした場合の“支給”を表示する。
Excel2013
↑オートフィルで関数式を全体にコピー。“作戦成功数”欄の数値が100以下となっているメンバーには“なし!”を表示する。


Step.4

表示する値にセルアドレスを指定すると……

Excel2013
↑表示する値に、数値や文字列ではなく、セルを指定すれば、結果を手軽に変更できて便利。まずは参照するセルを設定。
Excel2013
↑設定ウインドーで設定値を入力する際、“真の場合”にセルアドレスを指定。アドレスは“$”を入れ、絶対参照にしておく。


Step.5

関数式を修正せずに表示する値を変更

Excel2013
↑条件を満たしたメンバーの“特別手当”欄には、参照するセルの値“10000円”を表示する。
Excel2013
↑参照セルの値を“10000円”から“20000円”に変更すると……。
Excel2013
↑“特別手当”欄の値が“20000円”に変わる。関数式を修正せずに値を変更できる。
Excel2013

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