2014年09月08日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013でページレイアウトモードを使えばヘッダーなどが確認&編集できて便利

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 今回は、印刷プレビューのような表示でありながら、データの入力や編集も実行できる“ページレイアウト”モードを紹介します。ヘッダーやフッターがつねに表示されるので、印刷したときのイメージがわかりやすく、また編集もできて便利です。

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■印刷結果を眺めつつ編集できる表示モード

 データをプリントする前に、出力イメージを確認できて重宝するのが“印刷プレビュー”です。でも、こまめに確認するのはめんどうなもの。そこで利用したいのが“ページレイアウト”モードです。

 印刷プレビューのように印刷する際のレイアウトを表示しながら、データの入力や削除、グラフの作成、イラスト挿入など、データの編集が可能です。余白の調整はできませんが、ヘッダーとフッターなども表示されます。つねにプリントしたときのイメージを確認しながら、データをまとめられるのでぜひ活用しましょう。


ページレイアウトモードにして各種編集を行なう

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↑“表示”タブで“ブックの表示”にある“ページレイアウト”を選ぶと、モードが切り替わる。基本的には見た目が変わるだけで、このモードでも通常どおりの作業が行なえる。

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↑標準モードでは表示されないヘッダーのエリアが表われる。ヘッダーは、左側・中央・右側の3エリアに分割されており、それぞれのエリアに入力が可能。フッターも同様の構成だ。

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↑エリアのいずれかをクリックすると、入力できる状態になる。なお、文字列のほかに写真やイラストも入力できる。

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↑ページレイアウトで表示している状態でも、文字列を追加したり、削除したり、標準モードと同様にデータを編集できる。

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↑セルの範囲指定や入力している文字列のコピー、ペーストも問題なく実行できる。

■ヘッダー/フッターを徹底活用する

 資料を作成する際に利用すると便利なのが、ヘッダー/フッターです。先頭ページに入力しておけば、2枚目以降にも統一して表示される仕組みで、情報を資料全体に表示したい場合などに重宝します。

 ページ番号や会社名、注意事項などは、ヘッダー/フッターに入力するといいでしょう。ページレイアウトモードなら、出力イメージを確認しながら編集できるので作業がはかどります。


Step1 ページレイアウトでヘッダーを入力する

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↑“表示”タブの“ブックの表示”項目にある“ページレイアウト”を選ぶ。表示が切り替わったら、ヘッダーをクリック。

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↑ヘッダー内部でカーソルが点滅をはじめ、文字列の入力待ち状態になる。なお、入力する文字の大きさは変更可能だ。


Step2 プリセットを利用してワンクリックで入力

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↑リボンUI部分に“ヘッダー/フッターツール”が表示される。“ヘッダー/フッター編集”にプリセットが用意されている。

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↑プリセットから“シート名”を選択すると“&[シート名]”と入力され、確定するとシート名がヘッダーに表示される。


Step3 プリセットを複数組み合わせて表示する

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↑プリセットどうしを組み合わせて入力することも、もちろん可能だ。“現在の日付”に加えて“現在の時刻”を入力。

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↑入力した時点の日付と時刻が続けて表示される。プリセットには、ページ番号やページ数、ファイル名なども用意。


Step4 ヘッダーとフッターをワンクリックで移動

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↑ヘッダーを編集している際に、リボンUIの“ナビゲーション”項目にある“フッターに移動”をクリックすると……。

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↑カーソルが瞬時にフッターに移動。そのままフッターを入力できる。当然ながら、フッターでもプリセットを利用可能だ。


Step5 プリセットに文字列を追加して補足する

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↑プリセットとテキストを組み合わせて入力することも可能だ。“ &[ページ番号]”に加えて“ページ”を入力する。

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↑ページ番号のうしろに、入力した“ページ”が表示される。プリセットだけでなく任意の文字列で補足できるのが便利。


 以上、“ページレイアウト”モードや、そこで入力できるヘッダー/フッターの扱い方について見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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