2014年08月18日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013でプレビューを確認しながら最適な印刷を実行する

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 住所録のような一覧表を印刷する際に悩ましいのが“ページレイアウト”です。今回は印刷の基本的な設定メニューについて確認してみましょう。

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■印刷の基本を押さえる

 エクセルの場合、印刷設定はバックステージビューに基本的な機能が用意されています。“ファイル”タブから“印刷”を選ぶか“Ctrlキー+P”で印刷プレビューを呼び出せばオーケーです。用紙サイズやデータの拡大縮小など、ひととおりのメニューがそろっていて、手軽に印刷できます。


基本的な印刷の流れ

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↑メイン画面で“ファイル”タブを選択すると、バックステージビューが表示される。

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↑“印刷”項目を選択すると印刷に関するサブメニューとプレビューが右側に現われる。

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↑まずは、データを印刷する用紙の向きを決定する。印刷するデータに合わせて“縦方向”か“横方向”のどちらかを選ぶ。

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↑サブメニューから最適な用紙サイズを選択。プリンターによって選べるサイズが異なる。

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↑印刷時の縮尺を決める。比率を1ページに最適化するメニューも用意されている。

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↑設定の調整を完了したら、メニューの上部にある“部数”項目に必要な数字を入力して、隣の“印刷”ボタンをクリック。


■余白や比率を調整して、最適な設定で印刷する

 バックステージビューに用意されている印刷機能は、基本的なメニューばかりです。もっと細かく設定して印刷したい場合は“ページレイアウト”タブの“ページ設定”メニューで調整します。上下左右の余白サイズを個別に変更したり、拡大縮小の設定も数値を入力して細かく調整できます。


Step1 用紙のサイズと印刷する向きを設定する

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↑“ページレイアウト”の“サイズ”で用紙のサイズを設定。プリンターによっては、利用できない用紙サイズもある。

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↑印刷する際、用紙を縦にするか、横にするかを“用紙の向き”項目で選択。デフォルト設定では、縦になっている。


Step2 通常印刷されない枠線や見出しを表示する

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↑“ページレイアウト”タブの“枠線”にある“印刷”をチェックする。

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↑データ上で罫線を引いていない場合でも、枠線を印刷できる。

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↑枠線の印刷の隣にある“見出し”項目の印刷項目をチェック。

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↑列(アルファベット)と行(数字)の見出し部分も印刷できる。


Step3 余白を調整して必要な項目をページに収める

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↑バックステージビューでは“標準”、“広い”、“狭い”の3種類を選べる。“ユーザー設定の余白”でさらに細かく指定可能。

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↑“ページ設定”ウインドーで“余白”タブを選ぶと数値を入力して余白のサイズを細かく設定できる。数値の単位は“mm”。


Step4 縮小はページ数指定、拡大は手入力が便利

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↑縮小印刷をしたい場合は“次のページ数に合わせて印刷”が便利。右側に入力したページ数に合わせて自動で縮小する。

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↑全項目をまとめて1ページに印刷したい場合は、この方法が手っ取り早い。ただし、各項目は小さくなり過ぎることもある。


Step5 拡大印刷はプリントする比率を直接入力

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↑拡大印刷をする場合は“拡大/縮小”項目を選び、右側にあるボックスに比率を入力する。最大400% まで拡大可能。

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↑拡大率を150%で印刷プレビューを表示してみる。文字が大きくなり見やすくなるが、印刷できる項目は少なくなる。


 


 以上、印刷の基本的な設定について見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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