2014年08月11日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013でドロップダウンリストを使って入力の手間を軽減する

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 今回は、一覧表の入力時に入力ミスなどを防げる“ドロップダウンリスト”の活用法について紹介しましょう。合わせて、入力データのメンテナンスに役立つ検索と置換についても紹介します。

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■一覧表を使いやすく整備する

 住所録などの一覧表のデータ入力がひととおり完了したら、そのデータをより使いやすくするために、工夫しておくといいでしょう。たとえば、以前の記事で紹介したような詳細情報の表示画面では、キーボードから入力していたキーワードを、ドロップダウンリストから選ぶだけで入力できるようにすれば、入力間違いなどを防ぎ、よりスムーズにデータを活用できます。

 リスト入力を実行する方法はいくつかありますが、なかでも“データの入力規則”で設定するのが、最も簡単に使えておすすめです。リスト入力を利用したいセルにカーソルを合わせ、“データの入力規則”ウインドーを呼び出して、参照セルを指定するだけと、とても手軽です。


Step1 リスト入力したいセルに入力規則を設定する

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↑ドロップダウンリストを利用したいセルにカーソルを合わせて“データ”タブにある“データの入力規則”を選択する。

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↑表示された“データの入力規則”ウインドーの“設定”タブにある“入力値の種類”の項目から“リスト”を選ぶ。


Step2 リスト化するセルの参照範囲を決める

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↑“リスト”に変更すると追加項目が表示。“元の値”項目の右端にある“参照”ボタンを押してリスト化するセルを指定。

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↑参照するセルを指定する。参照先は同じファイル内であれば問題なく選べる。ほかのシートに切り替えて選ぶことも可能。


Step3 設定が完了したらドロップダウンアローが表示される

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↑“データの入力規則”ウインドーの“元の値”項目に指定した範囲が入力される。あとは“OK”ボタンを押せばよい。

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↑これで設定は完了。リスト入力ができるようになり、セルを選択すると、右端にドロップダウンアローが表示される。


Step4 入力はリストから選ぶだけでオーケー

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↑ドロップダウンアローを押すとリスト表示される。セルをダブルクリックすれば、任意のキーワードを入力可能だ。

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以前の記事で作成した詳細情報の確認フォーム。リストから選ぶだけで、すべての情報を確認できる。素早く操作できて超便利。


■一覧表データのメンテナンスには検索や置換を

 一覧表は作成すれば終わりというものではありません。データのメンテナンスも重要です。特に住所録では、たとえば引っ越しによって、住所や電話番号が変わることもあります。そんなときも、検索や置換を活用して修正すれば楽チンです。

【検索】

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↑“Ctrl+F”で検索ウインドーを呼び出す。

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↑キーワードを入力して“すべて検索”を押す。

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↑“オプション”では、検索する場所や方向、対象のデータ形式などを設定できる。大文字小文字を区別することも可能だ。

【置換】

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↑“Ctrl+H”で置換ウインドーを呼び出し、検索するキーワードと置換後の文字列を入力。“すべて置換”を選択する。

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↑該当の文字列を探し出し、置換する。

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↑セルに入力されていたデータが書き替わる。
 


 以上、“ドロップダウンリスト”の使い方や“検索”、“置換”について見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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