2014年08月04日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013で行や列を固定したり色付けしたりして表示を見やすくする

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 リスト形式でデータを確認したいのに、項目が多過ぎて見にくいことがあります。今回は“行や列の固定”や“条件付き書式”による色分けを駆使して、一覧表を見やすくするテクニックを紹介しましょう。

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行や列の表示を見やすく工夫する

 エクセルで一覧表を利用していると、必要な項目と項目が離れすぎてチェックしにくいことがあります。そこで利用したいのが“行や列の固定”です。項目名の行や名称の列などを固定して、残りの部分をスクロールできるため、値の確認がしやすくなります。

 また、行ごとや列ごとに色を変えて表示するのも有効です。“条件付き書式”を利用すれば、条件に当てはまる行や列を自動的に色付けでき、詳細にデータをチェックしなくても、すぐに該当したメンバーや項目が見つけられます。

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■行と列を固定する

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↑固定したい列の右隣り(行の場合はひとつ下)のセルを選んだのち、“表示”タブにある“ウィンドウ枠の固定”を選択。

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↑1行目が固定され、2行目以降がスクロールする。

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↑B列以降がスクロールしているのがわかる。

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↑先頭行や先頭列を固定するだけなら、専用のメニューが用意されている。いちいちセルを選ばなくてもいいのがラクチン。

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↑固定する行や列を複数にすることも可能だ。固定できる列数や行数には、特に制限がなく、必要に応じて変えられる。



条件付き書式で自動的に色付けする

 条件付き書式では、特定のキーワードや数値などを決め、セルに該当の値が入力されたとき、あらかじめ設定しておいた書式に、すぐさま変更できるのが特徴です。複数の書式ルールを設定することもでき、入力したデータをジャンルごとに分類する場合など、極めて重宝します。


Step1 書式ルールの管理ウインドーを呼び出す

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↑表全体を範囲指定し、“ホーム”タブの“条件付き書式”を選び、表示されたメニューから“ルールの管理”を選ぶ。

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↑書式ルールの管理ウインドーが表示される。左上部にある“ 新規ルール”ボタンを選ぶと、新たに条件付き書式を作成できる。


Step2 検索対象と該当したセルの書式を定める

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↑書式ルールを作成するためのウインドーで、ルールの種類に“数式を使用して、書式設定するセルを決定”を選ぶ。

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↑検索範囲を設定。列側だけ“$”を追加する。

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↑ダブルクォーテーションで囲んだ検索キーワードを追加する。


Step3 該当したセルの書式ルールを編集する

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↑“プレビュー”で条件に該当したセルの書式を設定する。変更できるのは、フォントの色やサイズ、セルの背景色など。

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↑条件付き書式ルールの設定が完了。なお、条件を変更したい場合は“ ルールの編集”を選べば、前述の設定画面になる。


Step4 複数の書式ルールを設定して表を色分けする

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↑書式ルールは複数設定することも可能だ。検索文字列を変え、それに合わせて書式設定も変更したルールを追加する。

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↑すべての書式ルール作成が完了したら“OK”ボタンをクリック。すると、条件に該当した行の書式が自動的に変更される。


Step5 新しく入力したデータにも書式を適用

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↑条件付き書式は自動的に書式が適応される。新しく入力するデータも設定しておいた条件に当てはまると書式が変更される。

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↑データの入力を確定させた瞬間、ただちに書式が変更される。めんどうな書式の変更の手間が省けて重宝する。


 以上、“行や列の固定”や“条件付き書式”による色分けについて見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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