2014年06月23日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013のクリップボードは24回ぶん記録できるって知ってた?

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 今回は、セルのコピーと貼り付けを駆使して作業効率を上げる方法を紹介します。クリップボードの使いこなしがポイントです!

24の顔をもつオトコ!?
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■“クリップボード”って何?

 住所録のようなデータを作成するとき、性別や住所といった項目は、セルのコピーと貼り付けを繰り返したほうが、効率よく作業できます。

 そこで活用したいのがExcel2013が備える“クリップボード”機能です。これはコピーしたデータを一定回数ぶん記録しておける機能で、テキストデータはもちろん、画像なども記録しておけます。使いこなせば、手間を掛けずに効率よく住所録を作成できるというわけです。

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Excel2013の“クリップボード”には24回までストックできる

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↑クリップボードダイアログボックスを起動しない場合、コピーは一度のみ。再度コピーすると前データを上書きする。

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↑クリップボードダイアログボックスを開くと、コピーしたデータを最大で24回ぶんまで記録して活用できる。ストックされているデータはいつでも利用可能。


使いたいデータを選んで貼り付ける

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↑貼り付けるデータは、1回ぶんのデータが基本。ストックしてある24回ぶんのデータから、任意に選んで自由に貼り付けられる。

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↑ストックしているデータなら、繰り返し貼り付けたり、順番に貼り付けるなど、使い方も自在。入力作業の効率化を図れる。


■“クリップボード”の挙動を把握する

 コピーしたデータをストックしておける“クリップボード”は、なんとなく使うだけでも十分に便利ですが、挙動をきちんと把握して、ストックしているデータを管理すれば、入力作業をもっと大幅に効率化できます。データがストックされる順番や削除されるタイミングなどを理解して、クリップボードを使い倒しましょう。


Step1 コピーしたデータを順番にストック

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↑“ホーム”メニューのクリップボード項目で“ダイヤログボックス起動ツール”をクリック。クリップボードが表示される。

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↑コピーをするとクリップボードにデータが順番にストックされていく。セル単体はもちろん、行ごと、列ごとなどにも対応。


Step2 最大24回目までストックできる

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↑コピーしたデータをストックできるのは、最大で24回までとなっている。25回目のコピーをすると……。

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↑最も古いデータを削除して、新しくコピーしたデータがストックされる。順番はあとから変更できない。


Step3 ストックしたデータから選んで貼り付ける

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↑データの貼り付けはセルを指定してクリップボードのデータを選ぶだけ。

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↑直前のデータに限らず、過去にコピーしたデータを貼り付け可能だ。

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↑“すべて貼り付け”ボタンをクリックすると、そのときクリップボードにストックされている全データがまとめて貼り付けられる。


Step4 不要なデータを削除して必要なデータを残す

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↑ストックされている古いデータを残しておきたい場合には……。

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↑ストックされているデータから、必要ないものをあらかじめ削除。

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↑性別や住所など、同じデータを繰り返し利用する定型入力が必要な場合に便利。頻繁に使うデータは削除されないように、しっかり管理しておこう。


Step5 ストック数を把握してクリップボードを管理する

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↑ストックされているデータの数は、コピーするたびに画面右下に表示される。いっぱいになる前に不要なデータを削除しよう。

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↑“オプション”では、クリップボードの表示方法を設定できる。自動的に表示したり、ショートカットキーで表示したりと、5種類を用意。

 

■キーボード操作でクリップボードを表示する

 便利なクリップボードではありますが、毎回リボンUIから呼び出すのはめんどうです。ショートカットキーを使うのがおすすめです。2ステップの操作になりますが、マウスでダイヤログボックス起動ツールをクリックするよりは手っ取り早いでしょう。

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↑“Alt”キーを押しながら“E”キーを押すと、ウインドー上部にメッセージが表示される。

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↑“Alt”キーを押したまま“B”キーを押すと、クリップボードが現われる。

 

 以上、Excel2013が備えるクリップボード機能について見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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