2014年05月26日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013使いこなしてる? セルの挿入や削除をちょいと便利に!

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 前回、前々回と、カレンダーの作成について紹介しました。今回からは、住所録の作成を通して、エクセルのお作法を見ていきましょう。と、その前に、何事も“基本”なくしては進めません。今回は住所録作成の基本となる、セルの操作や挙動など、エクセルの基礎的なワザについて紹介していきます。

Alt+F4で終了!
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■セルの挙動を把握して作業の効率アップ!

 簡易的なデータベースとしても利用できるほど機能が充実したエクセルですが、それらの機能を引き出すには“基本”が大切。そこで、住所録を作成しながら、セルの挿入や削除といった基本操作など、最も基礎的な部分をピックアップして解説します。特にセル操作は、ちょっと設定を変更するだけでも、作業効率がグッとアップするもの。セルの挙動を把握して、効率よくデータの入力ができるようになりましょう。

■セルを挿入/削除する

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↑まず、挿入したい場所を選び右クリック。表示されたメニューの“挿入”を選択する。

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↑次に、挿入後の処理を選ぶ。ここでは“右方向にシフト”を選択する。

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↑するとセルが挿入され、以降のセルがひとつずつ右にずれる。削除の場合は、指定したセルがなくなり詰まる仕組み。


■行や列を挿入/削除する

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↑行や列の挿入は、もっと簡単な方法で行なえる。それには、ただ行または列を右クリックし、メニューから“挿入”を選択するだけ。

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↑すると、先ほどのダイヤログボックスは表示されず、すぐに行や列が挿入される。削除する場合も手順は同様。行や列が直接削除される。


■データ入力後のEnterの挙動を任意の方向に設定する

 エクセルでEnterキーを押すと、通常、アクティブセルが下に移動します。しかし、この挙動は固定されているわけではありません。住所録のような表では、右横に移動するように設定したほうが入力しやすいでしょう。作成する表によって、Enterキーの挙動を変更するのがポイントです。単純な設定ですが、それだけで作業がグッとラクに進みますよ。

Step1 オプション設定を呼び出す

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↑メニューから“ファイル”を選び、次の画面で左側にある項目のいちばん下にある“オプション”を選択する。


Step2 セルの移動方向を決める

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↑オプションウインドーの“詳細設定”で、いちばん上にある“方向”のドロップダウンリストから任意の方向を選ぶ。


Step3 移動方向を確認する

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↑デフォルト状態では、Enterキーでアクティブセルが下に移動する設定だが……。

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↑Enterキーを押すと、アクティブセルが右へ移動していく。


Step4 移動しないことも可能

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↑オプション設定で“Enterキーを押したら、セルを移動する”のチェックを外すと、アクティブセルは移動しない。


■キーボード操作だけでスピーディーに入力する

 “F2”キーは、セルを編集モードにできるキーです。いちいちマウスでセルをダブルクリックしなくても、データの一部を修正できるので、作業中にキーボードから手を離す必要がなくなります。これを知っているだけで、軽快に入力作業を続けられますよ。

たとえば文字列を一括で変換したいとき

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↑データを修正したいセルを選択して“F2”キーを押すと……。

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↑編集モードになり、入力しているデータの後ろにカーソルが移動し、そのまま編集できる!
 

 以上、住所録などの表を操作するときに基本となる、セルの操作や挙動などについて見てきました。次回は、住所録作成にあたって、より実践的に役立つエクセルのワザについて紹介します。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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