Windows Server 2008 R2 Foundation密着連載 『激安鯖イイじゃないッ!!』

【第10回】社内情報の共有はグループウェアで解決だ！

■必要なコストは管理者の手間だけ!?

　前回はマシンのパワーアップという完全趣味の回だったが、もちろんファイル共有サーバーとして仕事でもすでに活躍しているｽ激安鯖ﾅマシン。次は、小規模会社にもオススメなグループウェアの導入だ。

↑“激安鯖”に『GroupSession』をインストールしたら、あとはインターネットエクスプローラー経由で、社員名やログインユーザー名などを設定しよう。

　
　グループウェアとは、ネットワークを活用して、社内のさまざまな情報を社員全員で共有するためのソフトウェア。社員各自はもちろん、プロジェクトごとのスケジュール管理や在席の有無、さらには稟議、施設予約など、社内業務を効率よく行なうための機能を持っている。

　まさに“社内用サーバー”にぴったりのソフトなのだが、企業向けソフトだけあって、一般的に販売されているグループウェアは高価だ。しかし、使用するのが激安鯖なので極力コストはかけたくない。

　そこで、今回は無料のグループウェアを使うことにした。探してみると、マイクロソフトの『Windows SharePoint Service』などいくつか発見したが、今回は日本トータルシステムのグループウェア 『GroupSession』（http://www.gs.sjts.co.jp/）を使ってみた。グループウェアとして必要なスケジュール管理やアドレス帳、施設予約などの機能を持っており、導入＆設定も簡単だ。

 GroupSessionの主な搭載機能

●アドレス帳	顧客や取引先の連絡先を社員全体で共有。打ち合わせや電話などのコンタクト履歴も管理できる。
●タイムカード	出社、退社時間の管理のほか、有給休暇や欠勤の管理も行なえ、管理者が手軽にチェックできる。
●施設予約	会議室などの施設や、共有備品の予約管理が行なえる。社員の誰が使っているのかひと目でわかる。
●ファイル管理	サーバー上のファイルの取り扱いをウェブブラウザーから行なえる。ユーザーごとにアクセス権が設定可能。

　
　動作には『Java』と『Apache Tomcat』が必要になるが、一般的なウェブサーバーを運用できる程度の知識があれば問題なし。これならたんに“社内で一番PCに詳しい”からサーバー管理者をしているワタシのレベルでも対応できる。
　

管理者権限で各種設定

↑ログインIDや社員情報、使用ツール、会社の休日などを設定したら運用開始だ。

　
　まだ仮運用中の段階だが、使ってみるとグループウェアは、会社に欠かせないソフトといえる。たとえば“出金伝票”などの共有したいファイルの管理。ファイルサーバー上に保存しておくだけではなく、グループウェアを使って管理すれば、ブラウザーからアクセスでき検索もしやすい。「あのファイルどこ？」なんて騒がなくてもすむのだ。

　なお、気になる負荷だが、我が社のような15人以下の会社なら全員が同時にアクセスしていてもサーバーへの負荷は少ない。ファイルサーバーとの共用でもまったく問題ない。“激安鯖”とグループウェアのコンビネーションはおすすめです！

筆者紹介 ── ITシステム管理者 兼 自作PCライター　まっくろ黒子
 
ファイル共有や基本設定、マシンのパワーアップは完了。グループウェアのおかげで、雑務も減ってますます使える鯖＆黒子に。