2010年03月26日18時30分

Windows Server 2008 R2 Foundation密着連載 『激安鯖イイじゃないッ!!』

【第10回】社内情報の共有はグループウェアで解決だ!

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■必要なコストは管理者の手間だけ!?

 前回はマシンのパワーアップという完全趣味の回だったが、もちろんファイル共有サーバーとして仕事でもすでに活躍しているス激安鯖ナマシン。次は、小規模会社にもオススメなグループウェアの導入だ。

【第10回】社内情報の共有はグループウェアで解決だ!:『GroupSession』をインストール
↑“激安鯖”に『GroupSession』をインストールしたら、あとはインターネットエクスプローラー経由で、社員名やログインユーザー名などを設定しよう。

 
 グループウェアとは、ネットワークを活用して、社内のさまざまな情報を社員全員で共有するためのソフトウェア。社員各自はもちろん、プロジェクトごとのスケジュール管理や在席の有無、さらには稟議、施設予約など、社内業務を効率よく行なうための機能を持っている。

 まさに“社内用サーバー”にぴったりのソフトなのだが、企業向けソフトだけあって、一般的に販売されているグループウェアは高価だ。しかし、使用するのが激安鯖なので極力コストはかけたくない。

 そこで、今回は無料のグループウェアを使うことにした。探してみると、マイクロソフトの『Windows SharePoint Service』などいくつか発見したが、今回は日本トータルシステムのグループウェア 『GroupSession』(http://www.gs.sjts.co.jp/)を使ってみた。グループウェアとして必要なスケジュール管理やアドレス帳、施設予約などの機能を持っており、導入&設定も簡単だ。

 GroupSessionの主な搭載機能

 ●アドレス帳  顧客や取引先の連絡先を社員全体で共有。打ち合わせや電話などのコンタクト履歴も管理できる。
 ●タイムカード  出社、退社時間の管理のほか、有給休暇や欠勤の管理も行なえ、管理者が手軽にチェックできる。
 ●施設予約  会議室などの施設や、共有備品の予約管理が行なえる。社員の誰が使っているのかひと目でわかる。
 ●ファイル管理  サーバー上のファイルの取り扱いをウェブブラウザーから行なえる。ユーザーごとにアクセス権が設定可能。

 
 動作には『Java』と『Apache Tomcat』が必要になるが、一般的なウェブサーバーを運用できる程度の知識があれば問題なし。これならたんに“社内で一番PCに詳しい”からサーバー管理者をしているワタシのレベルでも対応できる。
 

管理者権限で各種設定
【第10回】社内情報の共有はグループウェアで解決だ!:GroupSession管理画面
↑ログインIDや社員情報、使用ツール、会社の休日などを設定したら運用開始だ。

 
 まだ仮運用中の段階だが、使ってみるとグループウェアは、会社に欠かせないソフトといえる。たとえば“出金伝票”などの共有したいファイルの管理。ファイルサーバー上に保存しておくだけではなく、グループウェアを使って管理すれば、ブラウザーからアクセスでき検索もしやすい。「あのファイルどこ?」なんて騒がなくてもすむのだ。

 なお、気になる負荷だが、我が社のような15人以下の会社なら全員が同時にアクセスしていてもサーバーへの負荷は少ない。ファイルサーバーとの共用でもまったく問題ない。“激安鯖”とグループウェアのコンビネーションはおすすめです!

【第10回】社内情報の共有はグループウェアで解決だ!:まっくろ黒子プロフィール画像

筆者紹介 ── ITシステム管理者 兼 自作PCライター まっくろ黒子
 
ファイル共有や基本設定、マシンのパワーアップは完了。グループウェアのおかげで、雑務も減ってますます使える鯖&黒子に。

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